Outlook連携

概要

拡張機能「Outlook連携」により、以下を自動生成できます。

• Outlookでレビューの修正依頼や確認依頼のメール
• レビューの会議案内

レビューファイルのパスや指摘のIDが入った投稿文を自動で作成するため、
マウス操作だけでレビューメンバーへ連絡ができ、素早い情報共有が可能となります。

ここでは、拡張機能「Outlook連携」の動作や設定方法を紹介します。

インストール

1. ［ツール］メニュー -［拡張機能の管理］をクリックし、［拡張機能の管理］ダイアログを起動します。
2. ［デンソークリエイト公式］より［Outlook連携］を選択します。
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   検索ボックスに”編集支援"などと入力するとすぐに見つけることができます。

3. ［インストール］ボタンをクリックします。
4. Lightning Reviewを再起動します。

準備

［レビュー設定］で登録されているメンバとメールアドレスを紐づけます。

1. ［ツール］メニュー -［Outlook連携の設定］をクリックし、［Outlook連携の設定］ダイアログを起動します。
2. テキストボックスに以下の情報を入力します。
   1列目：メンバ名
   2列目：メールアドレス
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   Excelからコピーペーストすると簡単です

3. レビューファイルを保存します。

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後から編集する場合は、CSV形式で表示されます。

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本設定は、設定したレビューファイルと同じフォルダ内の全てのレビューファイルに適用されます。
チームで誰か1人が設定すれば、他メンバーは設定不要です。

修正依頼・確認依頼メールを作成する

1. ［タイルビュー］または［グリッドビュー］にて、対象の指摘を選択します。
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   指摘を選択していない場合、［確認済み］ステータス以外のすべての指摘が対象となります。

2. ［ツール］-［依頼メールの作成］メニューをクリックします。
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   コンテキストメニューの［依頼メールの作成］メニューからでも起動できます。

上記操作でOutlookのメール作成画面が表示されます。
メールの件名、宛先には以下が入力されます。

• 件名：レビュー対応依頼[レビュー名(初期値はファイル名)]
• To　：指摘のステータスから、以下を設定します。
  • 「未修正」の場合：指摘の修正者
  • 「修正済」の場合：指摘の確認者
• CC　：レビューのメンバ（Toを除く）

会議案内メールを作成する

1. 保存済みで［準備］の手順を実施したレビューファイルを開きます。
2. ［ツール］-［会議案内の作成］メニューをクリックすると、会議案内メールを自動作成します。
   会議案内メールの件名、宛先には以下が入力されます。
   • 件名：レビュー案内[レビュー名（初期値はファイル名）]
   • To　：指摘の確認者
   • CC　：レビューのメンバ（Toを除く）
   • 本文：レビュー名、レビューファイルのパスに加え、以下は設定されている場合に含めます。
     • 目的、終了条件：［レビュー設定］の内容
     • レビュー対象ドキュメントのパス：アウトラインツリーのドキュメントに設定されている場合

ポイント

［レビュー設定］の［目的」には、複数行の文章を記入できます。
［目的］や［終了条件］にレビュー観点を記入したテンプレートのレビューファイルを用意することで、
会議案内の送信時に本文の記載が不要になります。

注意事項

インストール直後の再起動時に限り、拡張機能のメニューが表示されない場合があります。
その場合はもう一度、起動しなおしてください。