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Version: 2.0.0

Outlook連携

概要

拡張機能「Outlook連携」により、以下を自動生成できます。

  • Outlookでレビューの修正依頼や確認依頼のメール
  • レビューの会議案内

レビューファイルのパスや指摘のIDが入った投稿文を自動で作成するため、
マウス操作だけでレビューメンバーへ連絡ができ、素早い情報共有が可能となります。

ここでは、拡張機能「Outlook連携」の動作や設定方法を紹介します。

インストール

  1. [ツール]メニュー -[拡張機能の管理]をクリックし、[拡張機能の管理]ダイアログを起動します。
  2. [デンソークリエイト公式]より[Outlook連携]を選択します。
    info

    検索ボックスに”編集支援"などと入力するとすぐに見つけることができます。

  3. [インストール]ボタンをクリックします。
  4. Lightning Reviewを再起動します。

準備

[レビュー設定]で登録されているメンバとメールアドレスを紐づけます。

  1. [ツール]メニュー -[Outlook連携の設定]をクリックし、[Outlook連携の設定]ダイアログを起動します。
  2. テキストボックスに以下の情報を入力します。
    1列目:メンバ名
    2列目:メールアドレス
    info

    Excelからコピーペーストすると簡単です

  3. レビューファイルを保存します。
info

後から編集する場合は、CSV形式で表示されます。

info

本設定は、設定したレビューファイルと同じフォルダ内の全てのレビューファイルに適用されます。
チームで誰か1人が設定すれば、他メンバーは設定不要です。

修正依頼・確認依頼メールを作成する

  1. [タイルビュー]または[グリッドビュー]にて、対象の指摘を選択します。
    info

    指摘を選択していない場合、[確認済み]ステータス以外のすべての指摘が対象となります。

  2. [ツール]-[依頼メールの作成]メニューをクリックします。
    info

    コンテキストメニューの[依頼メールの作成]メニューからでも起動できます。

上記操作でOutlookのメール作成画面が表示されます。
メールの件名、宛先には以下が入力されます。

  • 件名:レビュー対応依頼[レビュー名(初期値はファイル名)]
  • To :指摘のステータスから、以下を設定します。
    • 「未修正」の場合:指摘の修正者
    • 「修正済」の場合:指摘の確認者
  • CC :レビューのメンバ(Toを除く)

会議案内メールを作成する

  1. 保存済みで[準備]の手順を実施したレビューファイルを開きます。
  2. [ツール]-[会議案内の作成]メニューをクリックすると、会議案内メールを自動作成します。
    会議案内メールの件名、宛先には以下が入力されます。
    • 件名:レビュー案内[レビュー名(初期値はファイル名)]
    • To :指摘の確認者
    • CC :レビューのメンバ(Toを除く)
    • 本文:レビュー名、レビューファイルのパスに加え、以下は設定されている場合に含めます。
      • 目的、終了条件:[レビュー設定]の内容
      • レビュー対象ドキュメントのパス:アウトラインツリーのドキュメントに設定されている場合

ポイント

[レビュー設定]の[目的」には、複数行の文章を記入できます。
[目的]や[終了条件]にレビュー観点を記入したテンプレートのレビューファイルを用意することで、
会議案内の送信時に本文の記載が不要になります。

注意事項

インストール直後の再起動時に限り、拡張機能のメニューが表示されない場合があります。
その場合はもう一度、起動しなおしてください。